Welche Unterlagen kann ich wegwerfen?
Schwer, unästhetisch – und oft haben wir viel zu viele davon: Unsere Regale sind voll mit Ordnern. Meistens trauen wir uns nicht, die darin gesammelten Dokumente wegzuwerfen. Gemeinsam mit der Verbraucherzentrale Sachsen haben wir eine Checkliste erstellt, damit Sie Platz in Ihren Ordnern schaffen können. Welche Unterlagen Sie warum aufbewahren sollten, erklären wir Ihnen hier, und Rechtsanwalt Sten Wagner gibt zusätzlich Tipps in unserem Video!
#1: Kaufbelege und Garantieunterlagen
Rechnungen: Für Rechnungen gilt fast immer eine dreijährige Regelverjährungsfrist. Sie beginnt in dem Jahr, in dem der Anspruch entstanden ist und endet nach Ablauf von 3 Jahren zum Ende des Jahres. Falls eine ungerechtfertigte Mahnung kommt, sollten Sie nachweisen können, dass Sie bezahlt haben. Deshalb: Quittungen oder Kontoauszüge mindestens drei Jahre lang aufbewahren.
Gewährleistungsfrist beim Kauf: Um Mängel zu reklamieren, sollten Sie Kaufverträge, Quittungen oder Kassenbons zwei Jahre aufheben. Gibt der Hersteller eine längere Garantie, bewahren Sie die Belege für diese Zeit auf.
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#2: Unterlagen für Haus und Wohnung
Mieter und Eigentümer müssen Rechnungen für Arbeiten an ihrem Haus oder an der Wohnung mindestens zwei Jahre aufbewahren. Das ist so vom Gesetzgeber vorgeschrieben – um Schwarzarbeit zu bekämpfen. Für Mängel am Bau gilt meist eine fünfjährige Verjährungsfrist. Wurden Arbeiten am Bauwerk vorgenommen, behalten Sie sämtliche Belege für diesen Zeitraum.
Hausratsversicherung: Belege teurer Anschaffungen sind dauerhaft aufzubewahren. Damit beweisen Versicherte, was sie verloren haben – zum Beispiel durch einen Brand oder durch einen Einbruch. Auch Fotos von Ihrer Einrichtung sind im Versicherungsfall sehr hilfreich.
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#3: Versicherungspolicen und Mitteilungen
Versicherungsschein (Police), die neusten Änderungen des Vertrags (Vertragsanpassungen) und Mitteilungen des Versicherers sollten Sie aufheben, solange der Vertrag läuft. Die Unterlagen von Lebens- und Rentenversicherungen sind auch nach der Auszahlung noch wichtig, zum Beispiel für die Steuererklärung.
#4: Rentenanspruch nachweisen
Heften Sie alles ab, was die eigene Rente betrifft: Nachweise wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen oder Sozialversicherungsnachweise. Sie sollten möglichst lückenlos Ihren Ausbildungs- und Berufsweg aufzeigen können. Falls die Rentenversicherung nicht alle Daten von Ihnen gespeichert hat, können Sie mit diesen Unterlagen Ihren wirklichen Rentenanspruch nachweisen.
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#5: Arbeitsvertrag und Arbeitszeugnis
Den aktuellen Arbeitsvertrag mit allen Änderungen, individuellen Abreden, Schreiben des Arbeitgebers, Betriebsvereinbarungen und Tarifverträgen abheften bis zum Jobwechsel oder bis zur Rente. Ist der neue Job bei einer Tochterfirma oder will man später in das Unternehmen zurück, besser den alten Vertrag aufheben. Ansonsten können alte Verträge weg oder digitalisiert werden. Arbeitszeugnisse dagegen besser immer aufheben.
#6: Belege für die Steuererklärung
Auch wenn Belege zur Abrechnung nur selten einzureichen sind – nicht einmal Spendenquittungen und Bankbescheinigungen über Kapitalerträge – sollten Sie diese mindestens bis zum Ablauf eines Jahres nach Erhalt des Steuerbescheids aufheben. Die Beamten können Belege nach wie vor anfordern. Spendenbelege müssen Privatleute nach Zugang des Steuerbescheids ein Jahr lang aufbewahren, Belege über eine Vermietung zehn Jahre und Belege rund ums Haus zwei Jahre lang. Wer mehr als 500.000 Euro im Jahr einnimmt, muss alle Belege sechs Jahre aufbewahren.
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