Ein steter Lernprozess
Nicht nur Introvertierte können glänzen. Alle Menschen können sich die folgende Qualität aneignen. Han erklärt, dass die wichtigste Eigenschaft für den Erfolg in Unternehmen das klare Schreiben beziehungsweise die Fähigkeit sei, sich schriftlich gut auszudrücken. Auf CNBC Make it schreibt sie, wie Menschen das erlernen und anwenden können.
Klarheit spielt eine große Rolle
Juliette Han erklärt, dass es in jeder Branche von Vorteil sei, sich strategisch und klar auszudrücken. Das könne schriftlich in einer E-Mail, in Interaktionen mit Kolleg:innen oder bei einer Präsentation passieren. Die Fähigkeit mache laut Han außerdem selbstbewusster im sozialen Umgang mit anderen Personen. Gerade in Führungsebenen sei das besonders hilfreich.
Han gibt 5 Tipps, mit denen Sie die eigenen Fähigkeiten verbessern:
Das passende Format
Für jede Information ist das richtige Format wichtig, so Han. Komplexe Themen können meist am besten als Präsentation mit Grafiken dargestellt werden. Für interne Ankündigungen, die eine Belegschaft betreffen, sei eine Rundmail eine gute Wahl. Kleinere Themen wie Feedbacks oder Updates zu Arbeitsprozessen seien über persönliche Nachfragen oder kurze Chat-Nachrichten am effektivsten.
Fachsprache reduzieren
Was wir für ein verständliches Wort halten, kann eventuell zu einem Hindernis werden, das die Informationsaufnahme für andere schwierig macht. Einer Studie aus 2020 zufolge führt Fachjargon nämlich zu einer Unterbrechung bei der Verarbeitung von Informationen – selbst dann, wenn der Begriff im Anschluss erklärt wird.
Han empfiehlt daher, sich so einfach wie möglich auszudrücken. Es könnten beispielsweise Metaphern benutzt werden, die für viele Menschen verständlich sind, so die Expertin. Alles, was nicht notwendig für den Inhalt sei, könne weggelassen werden. Denn: Je komplexer eine Ansprache, desto mehr Menschen schalten mit der Zeit ab.
Den Aufwand minimieren
Das Ziel im Arbeitsalltag ist es, dass die anderen dran bleiben und verstehen, worum es geht. Doch viele werden im Arbeitsalltag mit Mails überflutet und sind daher weniger aufmerksam. Han rät:
- Erinnern Sie sich zuerst an den Grund der Mail. Beispielsweise mit einem "wie im Meeting besprochen".
- Nicht alle sind auf dem gleichen Stand wie Sie. Schaffen Sie eine Basis an Informationen, die alle gleichermaßen abholt.
- Nutzen Sie kurze Sätze und strukturieren Sie den Inhalt mit Nummerierungen oder Stichpunkten.
- Schaffen Sie eine Struktur, indem sie erklären, was als Nächstes passieren wird ("die nächsten Schritte sind", "die Deadline ist").
- Eine Mail sollte nicht länger als eine Seite sein. Nutzen Sie die Mail, um das Wichtigste darzustellen. Weniger Relevantes und zusätzliche Aussagen können per Anhang hinzugefügt werden.
- Mails und Präsentationen mehrfach auf grammatikalische Fehler, Tippfehler oder falsche Nummerierungen zu checken.
- Witze oder unnötigen Humor vermeiden. Manche Menschen könnten das falsch interpretieren, gerade schriftlich.
- Fordern Sie sich heraus: Löschen Sie so viele Wörter und Sätze wie möglich. Prüfen Sie danach, ob die Aussage trotzdem noch verständlich ist.
Transparenz ist wichtig
Han erklärt, dass es gerade bei schwierigen Entscheidungen wichtig sei, andere Mitarbeiter:innen abzuholen. Für Betroffene in einem Unternehmen können besonders in Zeiten des Umschwungs Gedankenprozesse und Überlegungen sehr wichtig sein. Das zeige Selbstsicherheit und wirke verantwortungsbewusst. Raum für eventuelles Feedback und Sorgen des Teams sei ebenfalls wichtig.
Überlegt schreiben
Eine Mail zu schreiben, ohne sich dabei Mühe zu geben, zeigt sich schnell beim Lesen. Darum: keine halben Sachen. Han empfiehlt:
Verwendete Quellen: CNBC make it, barmer.de, sage journal
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